Med kommunikativ infrastruktur mener vi en systematisering av måter vi ønsker at mennesker i en organisasjon skal kommunisere med hverandre på. Når vi lykkes med det forebygger vi konflikter, og saker som vi skal løse blir håndtert effektivt, mens folk utvikler seg.
Vi vil at møter skal være effektive og inkluderende, samtaler skal være produktive, og medarbeidere og ledere skal vokse og gro. Det er en gevinst for den enkelte og virksomheten dersom hver eneste av våre ansatte blir den beste versjonen av seg selv – og slik sett kan bidra så effektivt og konstruktivt som mulig for virksomheten. Samtidig får alle en mestringsfølelse, og en opplevelse av å bidra på et høyt nivå, og være i et team av utfordrende og støttende kolleger.
Dette betyr at en må ha rutiner for å avgjøre hvem som skal være med på (hvilke deler) av et møte, ha jevnlige oppfølgingssamtaler med medarbeidere for å avklare jobbprestasjon, trivsel, motivasjon og samarbeid, sørge for at ansatte gir hverandre og lederne tilbakemeldinger/personlig feedback – både positive tilbakemeldinger, men sannelig også konstruktive negative tilbakemeldinger. Alle møter, oppfølgingssamtaler og feedbacksamtaler evalueres både på sak og prosess for å klargjøre kvaliteten av kommunikasjonen. Eksempler på spørsmål en kan overveie å stille under slike evalueringer følger under.
Møter kan typisk evalueres på sak ved å overveie følgende spørsmål:
- Fulgte vi agendaen?
- Når vi snakket om annet enn det som sto på agendaen, var det et bevistt valg? Var alle møtedeltagerne innforstått med det?
- Ble vi ferdige med dagsorden?
- Holdt vi møtetiden?
- Var de riktige personene tilstede på møtene? Hvem ellers skulle vært med på møtet? Er det noen som ikke behøvde å være med (på deler av møtet)?
- Tok vi beslutninger?
- Fulgte vi opp beslutninger fra tidligere møter?
- Fordelte vi arbeidsoppgaver?
- Ga vi et tydelig mandat til den som fikk en oppgave?
- Ga vi en tidsfrist?
- Prioriterte vi godt?
Når en skal evaluere møtene ift hvordan prosessen var, kan følgende spørsmål overveies:
- Hvordan var dette møtet for deg?
- På en skala fra 1 til 10; hvor godt var møtet?
- Hvis svaret er f eks 7; hva skulle vært bedre for at du skulle sagt 8?
- Hvis svaret er f eks 7; hva gjorde møtet så bra at du sa 7?
- Hvordan var møteledelsen?
- Burde møteleder stoppet noen underveis?
- Ville det vært bra om møteleder hadde invitert inn noen som var stille?
- Var det noen som gjentok seg selv?
- Kom alle til orde?
I illustrasjonen over finner du flere spørsmål…
Ut fra samme lest kan en evaluere
- oppfølgingssamtaler (medarbeidersamtaler)
- tilbakemeldingssamtaler (feedback)
- og annen vesentlig kommunikasjon på jobben.
Når du innfører en slik kommunikativ infrastruktur, tar det naturligvis tid. Det er å betrakte som en investing i din virksomhets effektivitet. Etter hvert som medarbeiderne har lært seg å evaluere, tryggheten mellom dem har økt slik at de er modigere både ift hva de kan si til hverandre, men også ift til å unnlate å gå i forsvar, slik at de kan ta i mot også konstruktive negative tilbakemeldinger på en konstruktiv måte, går dette adskillig hurtigere enn innledningsvis.
De elementene som en ønsker å utvikle i en virksomhet er det viktig å etterspørre ledere og medarbeidere om å levere i forhold til. På samme vis som ledere blir vurdert ift økonomiske parametre, i hvilken grad organisasjonen forurenser minst mulig, og hvordan en følger opp ift til sykefravær, er det viktig at ledere blir vurdert ift hvor godt de får implementert gode kommunikative rutiner overfor sine ansatte.